W każdy dzień zmiany gości ta sama lista: sprzątanie, ścielenie łóżek, kontrola przez dział techniczny. Tych zadań nie musisz już tworzyć sam. Ustawiasz raz, co ma się dziać, a Verbleif sam przygotowuje potem zadania dla Ciebie.
Zacznij od przykładu
Nie musisz zaczynać od zera. W Szablony są gotowe przykłady, na przykład na przyjazd, wyjazd, sprzątanie końcowe albo dla gości ze zwierzakiem. Wybierz jeden i dopasuj go do swojego parku. Sam wybierasz, jakie to zadanie, kto je dostaje i kiedy ma być gotowe.
Jeśli ulepszymy przykład, zobaczysz to przy tym przykładzie, razem z informacją, co się zmieniło. Sam wybierasz, czy przejmujesz nową wersję.
Przy przyjeździe i wyjeździe gości
Verbleif może przygotować zadanie, gdy goście przyjeżdżają lub wyjeżdżają. Dzięki temu sprzątanie końcowe zawsze czeka w dzień zmiany gości, bez konieczności pamiętania o nim.
Możesz to ustawić tak dokładnie, jak chcesz:
- Tylko w określone dni, na przykład od poniedziałku do soboty. Jeśli zadanie wypada w inny dzień, wybierasz, czy pojawi się dzień wcześniej, czy dzień później.
- Nie w święta, ani w inne dni, które sam wybierzesz.
- Po konserwacji: jeśli obiekt noclegowy jest zamknięty z powodu konserwacji, sprzątanie pojawia się dopiero potem.
- W zależności od rezerwacji, na przykład liczby gości, zwierzaka, wcześniejszego zameldowania lub późniejszego wymeldowania.
Jeśli rezerwacja się zmieni, zmieni się też zadanie. Zadanie, które jest już gotowe, zostaje gotowe, nawet jeśli rezerwacja później się zmieni lub zostanie anulowana.
Automatyczne zadanie może też dotyczyć artykułu, na przykład łóżeczka dziecięcego należącego do rezerwacji. Zadanie mówi wtedy, co trzeba przynieść lub odebrać i ile sztuk. Gdy oznaczysz zadanie jako zakończone, Verbleif dostosuje stan zapasów.
W stałych momentach
Nie każde zadanie wiąże się z gościem. Przy pracy, która wraca, na przykład kontroli co tydzień albo obchodzie co miesiąc, ustawiasz, jak często i do kiedy zadanie wraca. Jeśli raz nic nie przygotowano, na przykład dlatego, że było wyłączone, wybierasz, czy te pominięte zadania mimo to się pojawią.
Decydujesz też, co się dzieje, gdy poprzednie zadanie nie jest jeszcze gotowe: mimo to nowe zadanie, czekanie, aż poprzednie będzie gotowe, albo ponowne otwarcie starego zadania.
Duże prace w kawałkach
Duże zadanie dzielisz na mniejsze zadania pod jednym zadaniem głównym. Są razem na liście zadań i tworzysz je od razu, gdy tworzysz lub zmieniasz zadanie, także dla wielu zadań naraz.
Mniejsze zadania podążają za swoim zadaniem głównym. Sam wybierasz, co zmienia się razem z nim: miejsce, rezerwacja, status albo dzień, w którym ma być gotowe. A jeśli chcesz, zadanie główne jest gotowe samo, gdy tylko wszystkie mniejsze zadania są gotowe.
Wszystko w jednym miejscu
Gdy klikniesz po lewej w menu Automatyzacja, znajdziesz Automatyczne zadania z szablonów. Zadania przy przyjeździe i wyjeździe są w Zadania rezerwacji, zadania w stałych momentach w Zadania cykliczne, a obok przykłady. Od razu widzisz, co jest włączone, a co wyłączone. Włączasz lub wyłączasz coś, zmieniasz to albo eksportujesz listę do Excela.
Gdy coś usuwasz, sam wybierasz, co stanie się z zadaniami: zostają, znikają tylko zadania, które nie są jeszcze gotowe, albo znika wszystko.
Także dla rezerwacji, które już są
Jeśli włączysz automatyczne zadanie, gdy w Verbleif są już rezerwacje, nie musisz ich pomijać. Verbleif może utworzyć zadania także dla tych rezerwacji, dzięki czemu najbliższe dni zmiany gości są od razu kompletne. Z góry widzisz, ilu zadań to dotyczy.
Chcesz podzielić się zestawieniem z kolegą lub z właścicielem? Wyeksportuj listę automatycznych zadań do Excela jednym kliknięciem.
Dobrze wiedzieć
- Automatyczne zadania należą do rezerwacji, dla której zostały utworzone. Gdy otworzysz zadanie, zobaczysz, których gości dotyczy.
- Zadanie, które jest już zakończone, nigdy nie jest po cichu nadpisywane. Jeśli rezerwacja odpadnie, zakończone zadania zostają.
- Potrzebujesz uprawnienia do zarządzania automatyzacjami. Zapytaj administratora, jeśli nie widzisz Automatyzacja w menu.
Tak zaczynasz
W Verbleif kliknij po lewej Automatyzacja i otwórz Automatyczne zadania z szablonów. Wybierz przykład w Szablony, wpisz, co chcesz, i włącz. Zanim to włączysz, zobaczysz dokładnie, co się wydarzy.
