Každý den výměny hostů stejný seznam: úklid, ustlání postelí, kontrola technickou službou. Tyto úkoly už nemusíš vytvářet sám. Jednou nastavíš, co se má stát, a Verbleif pak úkoly připraví za tebe.
Začni příkladem
Nemusíš začínat od nuly. Pod Šablony jsou hotové příklady, třeba pro příjezd, odjezd, závěrečný úklid nebo hosty se zvířetem. Vyber jeden a uprav ho podle svého parku. Sám volíš, o jaký úkol jde, kdo ho dostane a dokdy má být hotový.
Když příklad vylepšíme, uvidíš to u příkladu i s tím, co se změnilo. Sám se rozhodneš, jestli novou verzi převezmeš.
Při příjezdu a odjezdu hostů
Verbleif umí připravit úkol, když hosté přijíždějí nebo odjíždějí. Závěrečný úklid tak vždy čeká v den výměny, aniž by na něj někdo musel myslet.
Můžeš to nastavit tak přesně, jak chceš:
- Jen v určité dny, třeba od pondělí do soboty. Když úkol připadne na jiný den, vybereš, jestli přijde o den dřív, nebo později.
- Ne o svátcích nebo v jiné dny, které si sám zvolíš.
- Po údržbě: když je ubytování kvůli údržbě zavřené, úklid přijde až potom.
- Podle rezervace, třeba podle počtu hostů, zvířete, brzkého příjezdu nebo pozdního odjezdu.
Když se rezervace změní, změní se s ní i úkol. Úkol, který je už hotový, hotový zůstane, i když se rezervace potom ještě změní nebo se zruší.
Automatický úkol může také zahrnout položku, třeba dětskou postýlku, která patří k rezervaci. Úkol pak říká, co se má přinést nebo odnést a kolik. Když úkol nastavíš jako dokončený, Verbleif upraví zásoby.
V pevných termínech
Ne každý úkol patří k hostovi. U práce, která se stále opakuje, třeba kontrola každý týden nebo obchůzka každý měsíc, nastavíš, jak často a dokdy se úkol opakuje. Když se jednou nic nepřipravilo, třeba proto, že to bylo vypnuté, vybereš, jestli se zmeškané úkoly ještě vytvoří.
Určíš také, co se stane, když předchozí úkol ještě není hotový: přesto nový úkol, počkat, až bude předchozí hotový, nebo starý úkol znovu otevřít.
Velké práce po částech
Velký úkol rozdělíš na menší úkoly pod jedním hlavním úkolem. Jsou spolu v seznamu úkolů a vytvoříš je hned, když úkol zakládáš nebo upravuješ, i pro více úkolů najednou.
Menší úkoly se řídí hlavním úkolem. Sám vybereš, co se změní s ním: místo, rezervace, stav nebo den, dokdy má být hotovo. A když chceš, hlavní úkol je sám hotový, jakmile jsou hotové všechny menší úkoly.
Všechno pohromadě na jednom místě
Když klikneš vlevo v menu na Automatizace, najdeš Automatické úkoly ze šablon. Úkoly při příjezdu a odjezdu jsou pod Úkoly rezervací, úkoly v pevných termínech pod Opakující se úkoly, příklady jsou vedle nich. Hned vidíš, co je zapnuté a co vypnuté. Cokoli zapneš nebo vypneš, upravíš, nebo uložíš seznam do Excelu.
Když něco odstraníš, sám vybereš, co se s úkoly stane: zůstanou, zmizí jen úkoly, které ještě nejsou hotové, nebo zmizí všechno.
I pro rezervace, které už existují
Když zapneš automatický úkol ve chvíli, kdy ve Verbleifu už rezervace jsou, nemusíš je přeskakovat. Verbleif umí úkoly dodatečně vytvořit i pro tyto rezervace, takže nadcházející dny výměny jsou hned úplné. Předem vidíš, o kolik úkolů jde.
Chceš přehled sdílet s kolegou nebo majitelem? Seznam automatických úkolů uložíš jedním kliknutím do Excelu.
Dobré vědět
- Automatické úkoly patří k rezervaci, pro kterou byly vytvořeny. Když úkol otevřeš, uvidíš, o které hosty jde.
- Úkol, který je už dokončený, se nikdy nepřepíše potichu. Když rezervace zanikne, dokončené úkoly zůstanou.
- Potřebuješ oprávnění spravovat automatizace. Zeptej se správce, pokud Automatizace v menu nevidíš.
Jak začít
Klikni ve Verbleifu vlevo na Automatizace a otevři Automatické úkoly ze šablon. Vyber příklad pod Šablony, vyplň, co chceš, a zapni ho. Než ho zapneš, uvidíš přesně, co se stane.
