Ogni giorno di cambio lo stesso elenco: pulizie, letti da fare, un controllo del servizio tecnico. Queste attività non devi più crearle tu. Imposti una volta sola cosa deve succedere, e poi Verbleif le prepara da solo per te.
Inizia con un esempio
Non devi partire da zero. Sotto Modelli trovi esempi già pronti, per esempio per l'arrivo, la partenza, le pulizie finali o gli ospiti con un animale domestico. Scegline uno e adattalo al tuo parco. Decidi tu che tipo di attività è, chi la riceve e quando deve essere pronta.
Se miglioriamo un esempio, lo vedi indicato accanto all'esempio, con ciò che è cambiato. Decidi tu se adottare la nuova versione.
All'arrivo e alla partenza degli ospiti
Verbleif può preparare un'attività quando gli ospiti arrivano o partono. Così le pulizie finali sono sempre pronte il giorno di cambio, senza che nessuno debba pensarci.
Puoi renderlo preciso quanto vuoi:
- Solo in certi giorni, per esempio da lunedì a sabato. Se un'attività cade in un altro giorno, scegli se arriva un giorno prima o un giorno dopo.
- Non nei giorni festivi, o in altri giorni che scegli tu.
- Dopo la manutenzione: se un alloggio è chiuso per manutenzione, le pulizie arrivano solo dopo.
- In base alla prenotazione, come il numero di ospiti, un animale domestico, il check-in anticipato o il check-out tardivo.
Se una prenotazione cambia, cambia anche l'attività. Un'attività già completata resta completata, anche se la prenotazione cambia in seguito o viene annullata.
Un'attività automatica può anche portare con sé un articolo, per esempio un lettino per bambini che fa parte della prenotazione. L'attività dice allora cosa va portato o ritirato e quanti pezzi. Quando segni l'attività come completata, Verbleif aggiorna la scorta.
In momenti fissi
Non ogni attività riguarda un ospite. Per il lavoro che torna sempre, come un controllo ogni settimana o un giro ogni mese, imposti ogni quanto e fino a quando l'attività si ripete. Se una volta non è stato preparato nulla, per esempio perché era spento, scegli se quelle attività mancate arrivano comunque.
Decidi anche cosa succede se l'attività precedente non è ancora completata: una nuova attività comunque, aspettare che la precedente sia completata, oppure riaprire la vecchia attività.
Lavori grandi a pezzetti
Un lavoro grande lo dividi in attività più piccole sotto un'unica attività principale. Stanno insieme nell'elenco delle attività, e le crei subito quando crei o modifichi l'attività, anche per più attività insieme.
Le attività più piccole seguono la loro attività principale. Decidi tu cosa cambia insieme: il luogo, la prenotazione, lo stato o il giorno in cui deve essere pronta. E se vuoi, l'attività principale è completata da sola appena tutte le attività più piccole sono completate.
Tutto insieme in un posto
Se clicchi a sinistra nel menu su Automazione, trovi Attività automatiche dai modelli. Le attività all'arrivo e alla partenza stanno sotto Attività di prenotazione, quelle in momenti fissi sotto Attività ricorrenti, con gli esempi accanto. Vedi subito cosa è attivo e cosa no. Attivi o disattivi qualcosa, lo adatti o esporti l'elenco in Excel.
Se elimini qualcosa, scegli tu cosa succede alle attività: restano dove sono, spariscono solo le attività non ancora completate, oppure sparisce tutto.
Anche per le prenotazioni già presenti
Se attivi un'attività automatica quando in Verbleif ci sono già delle prenotazioni, non devi saltarle. Verbleif può creare le attività anche per quelle prenotazioni, così i prossimi giorni di cambio sono subito completi. Vedi prima di quante attività si tratta.
Vuoi condividere la panoramica con un collega o con il proprietario? Esporta con un clic l'elenco delle attività automatiche in Excel.
Buono a sapersi
- Le attività automatiche appartengono alla prenotazione per cui sono state create. Se apri l'attività, vedi di quali ospiti si tratta.
- Un'attività già completata non viene mai sovrascritta in silenzio. Se una prenotazione decade, le attività completate restano.
- Ti serve il permesso di gestire le automazioni. Chiedi al tuo amministratore se non vedi Automazione nel menu.
Come iniziare
In Verbleif clicca a sinistra su Automazione e apri Attività automatiche dai modelli. Scegli un esempio sotto Modelli, compila ciò che vuoi e attivalo. Prima di attivarlo, vedi esattamente cosa succederà.
