Всеки ден на смяна на гостите е един и същ списък: почистване, оправяне на леглата, проверка от техническата служба. Тези задачи вече не е нужно да ги създаваш сам. Веднъж задаваш какво трябва да се случи, а Verbleif после сам подготвя задачите за теб.
Започни с пример
Не е нужно да започваш от нулата. Под Шаблони има готови примери, например за пристигане, заминаване, основно почистване след отпътуване или гости с домашен любимец. Избери един и го нагоди към своя парк. Сам избираш каква задача е, кой я получава и до кога трябва да е готова.
Когато подобрим някой пример, го виждаш при примера, заедно с това какво е променено. Сам решаваш дали да приемеш новата версия.
При пристигане и заминаване на гости
Verbleif може да подготви задача, когато гостите пристигат или заминават. Така основното почистване винаги е готово в деня на смяната, без някой да трябва да се сеща за него.
Можеш да го направиш толкова точно, колкото искаш:
- Само в определени дни, например от понеделник до събота. Ако задачата падне в друг ден, избираш дали да дойде един ден по-рано, или по-късно.
- Не в почивни дни, или в други дни, които сам избереш.
- След поддръжка: ако жилище е затворено за поддръжка, почистването идва едва след това.
- Според резервацията, например според броя гости, домашен любимец, ранно настаняване или късно освобождаване.
Когато резервацията се промени, задачата се променя заедно с нея. Задача, която вече е готова, остава готова, дори резервацията после да се промени или да бъде анулирана.
Една автоматична задача може да включва и артикул, например бебешко креватче, което е към резервацията. Тогава задачата казва какво трябва да се донесе или вземе и колко. Когато отбележиш задачата като приключена, Verbleif коригира наличността.
В определени моменти
Не всяка задача е свързана с гост. За работа, която се повтаря постоянно, например проверка всяка седмица или обход всеки месец, задаваш колко често и до кога се повтаря задачата. Ако веднъж нищо не е било подготвено, например защото е било изключено, избираш дали пропуснатите задачи все пак да се създадат.
Определяш и какво става, когато предишната задача още не е готова: все пак нова задача, изчакване, докато предишната приключи, или отваряне отново на старата задача.
Големи работи на части
Голяма работа разделяш на по-малки задачи под една главна задача. Те стоят заедно в списъка със задачи и ги създаваш веднага, когато създаваш или променяш задачата, дори за няколко задачи наведнъж.
По-малките задачи следват главната си задача. Сам избираш какво се променя заедно с нея: мястото, резервацията, статусът или денят, до който трябва да е готова. И ако искаш, главната задача е готова сама, щом всички по-малки задачи са готови.
Всичко на едно място
Когато щракнеш вляво в менюто на Автоматизация, ще намериш Автоматични задачи. Задачите при пристигане и заминаване са под Задачи по резервации, задачите в определени моменти са под Повтарящи се задачи, а примерите са до тях. Веднага виждаш какво е включено и какво изключено. Включваш или изключваш нещо, променяш го или запазваш списъка в Excel.
Когато премахнеш нещо, сам избираш какво да стане със задачите: остават, изчезват само задачите, които още не са готови, или изчезва всичко.
И за резервации, които вече съществуват
Ако включиш автоматична задача, когато във Verbleif вече има резервации, не е нужно да ги пропускаш. Verbleif може да създаде задачите допълнително и за тези резервации, така че предстоящите дни на смяна да са пълни веднага. Предварително виждаш за колко задачи става дума.
Искаш да споделиш прегледа с колега или със собственика? Запази списъка с автоматични задачи в Excel с едно щракване.
Добре е да знаеш
- Автоматичните задачи принадлежат към резервацията, за която са създадени. Когато отвориш задачата, виждаш за кои гости става дума.
- Задача, която вече е приключена, никога не се презаписва тихомълком. Ако резервация отпадне, приключените задачи остават.
- Нужно ти е право да управляваш автоматизациите. Попитай администратора, ако не виждаш Автоматизация в менюто.
Как да започнеш
Щракни във Verbleif вляво на Автоматизация и отвори Автоматични задачи. Избери пример под Шаблони, попълни каквото искаш и го включи. Преди да го включиш, виждаш точно какво ще се случи.
