في كل يوم تبديل الضيوف تتكرر القائمة نفسها: التنظيف، وتجهيز الأسرّة، وفحص من الفريق الفني. لم تعد بحاجة إلى إنشاء هذه المهام بنفسك. تحدد مرة واحدة ما يجب أن يحدث، ثم يجهّز Verbleif المهام لك بنفسه.
ابدأ بمثال
لا حاجة إلى البدء من الصفر. تحت قوالب توجد أمثلة جاهزة، مثلًا للوصول أو المغادرة أو التنظيف النهائي أو للضيوف الذين معهم حيوان أليف. اختر مثالًا وعدّله ليناسب منتجعك. أنت من يقرر نوع المهمة، ومن يستلمها، ومتى يجب أن تنتهي.
إذا حسّنّا مثالًا، فسترى ذلك عند المثال نفسه، مع ما تغيّر. وأنت من يقرر هل تعتمد النسخة الجديدة أم لا.
عند وصول الضيوف ومغادرتهم
يستطيع Verbleif تجهيز مهمة عند وصول الضيوف أو مغادرتهم. بهذا يكون التنظيف النهائي جاهزًا دائمًا في يوم التبديل، دون أن يضطر أحد إلى تذكّره.
يمكنك جعل ذلك دقيقًا بقدر ما تريد:
- في أيام معينة فقط، مثلًا من الاثنين إلى السبت. إذا وقعت المهمة في يوم آخر، فأنت تختار هل تأتي قبله بيوم أو بعده.
- ليس في العطلات الرسمية، أو في أي أيام أخرى تختارها بنفسك.
- بعد الصيانة: إذا كانت وحدة الإقامة مغلقة للصيانة، فلا يأتي التنظيف إلا بعدها.
- حسب الحجز، مثل عدد الضيوف، أو وجود حيوان أليف، أو تسجيل وصول مبكر، أو مغادرة متأخرة.
إذا تغيّر الحجز تتغيّر المهمة معه. أما المهمة المنجزة فتبقى منجزة، حتى لو تغيّر الحجز بعد ذلك أو أُلغي.
يمكن للمهمة التلقائية أيضًا أن تتضمن صنفًا، مثل سرير أطفال يتبع الحجز. عندها تحدد المهمة ما يجب إحضاره أو استلامه وكم عدده. وعندما تضع المهمة على منجزة، يعدّل Verbleif المخزون.
في أوقات ثابتة
ليست كل مهمة مرتبطة بضيف. للعمل الذي يتكرر باستمرار، مثل فحص كل أسبوع أو جولة كل شهر، تحدد كم مرة تتكرر المهمة وإلى متى. وإذا لم يُجهَّز شيء في مرة ما، مثلًا لأن الإعداد كان متوقفًا لفترة، فأنت تختار هل تأتي تلك المهام الفائتة مع ذلك.
وتقرر أيضًا ما يحدث إذا لم تنتهِ المهمة السابقة بعد: مهمة جديدة على أي حال، أو الانتظار حتى تنتهي السابقة، أو إعادة فتح المهمة القديمة.
الأعمال الكبيرة على أجزاء
تقسّم العمل الكبير إلى مهام أصغر تحت مهمة رئيسية واحدة. تظهر معًا في قائمة المهام، وتنشئها فورًا عند إنشاء المهمة أو تعديلها، وكذلك لعدة مهام في وقت واحد.
تتبع المهام الأصغر مهمتها الرئيسية. وأنت تختار ما يتغيّر معها: المكان، أو الحجز، أو الحالة، أو اليوم الذي يجب أن تنتهي فيه. وإذا أردت، تصبح المهمة الرئيسية منجزة من تلقاء نفسها بمجرد أن تنتهي كل المهام الأصغر.
كل شيء في مكان واحد
إذا نقرت في القائمة على اليمين على الأتمتة فستجد مهام تلقائية من القوالب. مهام الوصول والمغادرة تحت مهام الحجوزات، والمهام في الأوقات الثابتة تحت المهام المتكررة، والأمثلة بجانبها. ترى فورًا ما هو مفعّل وما هو متوقف. تفعّل شيئًا أو توقفه، أو تعدّله، أو تصدّر القائمة إلى Excel.
وإذا حذفت شيئًا، فأنت تختار ما يحدث للمهام: تبقى كما هي، أو تختفي المهام التي لم تنتهِ بعد فقط، أو يُحذف كل شيء.
وكذلك للحجوزات الموجودة بالفعل
إذا فعّلت مهمة تلقائية بينما توجد حجوزات في Verbleif، فلا حاجة إلى تخطّيها. يستطيع Verbleif إنشاء المهام لتلك الحجوزات أيضًا، لتكون أيام التبديل القادمة مكتملة فورًا. وترى مسبقًا كم مهمة ستكون.
هل تريد مشاركة النظرة العامة مع زميل أو مع المالك؟ صدّر قائمة المهام التلقائية إلى Excel بنقرة واحدة.
من الجيد أن تعرف
- المهام التلقائية تتبع الحجز الذي أُنشئت من أجله. وعندما تفتح المهمة ترى أي ضيوف تخصهم.
- المهمة المنجزة لا تُستبدل بصمت أبدًا. وإذا سقط حجز، تبقى المهام المنجزة.
- تحتاج إلى صلاحية إدارة الأتمتة. اسأل مسؤولك إذا لم ترَ الأتمتة في القائمة.
كيف تبدأ
انقر في Verbleif على الأتمتة من القائمة على اليمين وافتح مهام تلقائية من القوالب. اختر مثالًا تحت قوالب، واملأ ما تريد، ثم فعّله. وقبل أن تفعّله ترى بالضبط ما سيحدث.
