Todo dia de troca a mesma lista: limpar, arrumar as camas, uma verificação da equipe técnica. Essas tarefas você não precisa mais criar. Você define uma vez o que deve acontecer, e depois o Verbleif deixa as tarefas prontas para você.
Comece com um exemplo
Você não precisa começar do zero. Em Modelos há exemplos prontos, por exemplo para chegada, saída, limpeza final ou hóspedes com animal de estimação. Escolha um e ajuste ao seu parque. Você escolhe que tipo de tarefa é, quem a recebe e quando ela deve estar pronta.
Se melhorarmos um exemplo, você vê isso junto ao exemplo, com o que mudou. Você escolhe se adota a nova versão.
Na chegada e na saída dos hóspedes
O Verbleif pode deixar uma tarefa pronta quando os hóspedes chegam ou saem. Assim a limpeza final fica sempre pronta no dia de troca, sem que ninguém precise lembrar.
Você pode deixar tão preciso quanto quiser:
- Só em certos dias, por exemplo de segunda a sábado. Se uma tarefa cai em outro dia, você escolhe se ela vem um dia antes ou um dia depois.
- Não em feriados, ou em outros dias que você escolher.
- Depois da manutenção: se uma acomodação está fechada para manutenção, a limpeza só vem depois.
- Dependendo da reserva, como o número de hóspedes, um animal de estimação, check-in antecipado ou check-out tardio.
Se uma reserva muda, a tarefa muda junto. Uma tarefa que já está concluída continua concluída, mesmo que a reserva mude depois ou seja cancelada.
Uma tarefa automática também pode levar um artigo, por exemplo um berço que faz parte da reserva. A tarefa diz então o que deve ser levado ou buscado e quantos. Ao marcar a tarefa como concluída, o Verbleif ajusta o estoque.
Em momentos fixos
Nem toda tarefa pertence a um hóspede. Para o trabalho que sempre volta, como uma verificação toda semana ou uma ronda todo mês, você define com que frequência e até quando a tarefa volta. Se uma vez nada foi deixado pronto, por exemplo porque estava desligado, você escolhe se essas tarefas perdidas ainda vêm.
Você também decide o que acontece quando a tarefa anterior ainda não está concluída: uma nova tarefa mesmo assim, esperar até a anterior ser concluída, ou reabrir a tarefa antiga.
Trabalhos grandes em pedaços
Um trabalho grande você divide em tarefas menores sob uma tarefa principal. Elas ficam juntas na lista de tarefas, e você as cria na hora em que cria ou altera a tarefa, também para várias tarefas ao mesmo tempo.
As tarefas menores acompanham a tarefa principal. Você escolhe o que muda junto: o local, a reserva, o status ou o dia em que deve estar pronta. E, se quiser, a tarefa principal fica concluída sozinha assim que todas as tarefas menores estiverem concluídas.
Tudo reunido em um só lugar
Se você clicar à esquerda no menu em Automação, encontra Tarefas automáticas de modelos. As tarefas na chegada e na saída ficam em Tarefas de reservas, as tarefas em momentos fixos em Tarefas recorrentes, com os exemplos ao lado. Você vê logo o que está ligado e o que está desligado. Você liga ou desliga algo, ajusta ou exporta a lista para o Excel.
Se você remover algo, escolhe o que acontece com as tarefas: elas ficam, só somem as tarefas que ainda não estão concluídas, ou tudo some.
Também para reservas que já existem
Se você liga uma tarefa automática quando já há reservas no Verbleif, não precisa pulá-las. O Verbleif também pode criar as tarefas para essas reservas, para que os próximos dias de troca já estejam completos. Você vê antes de quantas tarefas se trata.
Quer compartilhar a visão geral com um colega ou com o proprietário? Exporte a lista de tarefas automáticas para o Excel com um clique.
Bom saber
- As tarefas automáticas pertencem à reserva para a qual foram criadas. Ao abrir a tarefa, você vê de quais hóspedes se trata.
- Uma tarefa que já foi concluída nunca é sobrescrita em silêncio. Se uma reserva é cancelada, as tarefas concluídas continuam.
- Você precisa da permissão para gerenciar automações. Pergunte ao seu administrador se você não vê Automação no menu.
Como começar
No Verbleif, clique à esquerda em Automação e abra Tarefas automáticas de modelos. Escolha um exemplo em Modelos, preencha o que quiser e ligue. Antes de ligar, você vê exatamente o que vai acontecer.
