An jedem Wechseltag dieselbe Liste: Reinigen, Betten beziehen, eine Kontrolle durch den technischen Dienst. Diese Aufgaben musst du nicht mehr selbst anlegen. Du stellst einmal ein, was passieren soll, und Verbleif legt die Aufgaben danach selbst für dich an.
Beginne mit einem Beispiel
Du musst nicht bei null anfangen. Unter Vorlagen findest du fertige Beispiele, zum Beispiel für Anreise, Abreise, die Endreinigung oder Gäste mit Haustier. Wähle eines aus und passe es an deinen Park an. Du bestimmst selbst, was für eine Aufgabe es ist, wer sie bekommt und bis wann sie erledigt sein muss.
Verbessern wir ein Beispiel, siehst du das am Beispiel, mit dem, was sich geändert hat. Du entscheidest selbst, ob du die neue Version übernimmst.
Bei Anreise und Abreise der Gäste
Verbleif kann eine Aufgabe bereitstellen, wenn Gäste anreisen oder abreisen. So steht die Endreinigung am Wechseltag immer bereit, ohne dass jemand daran denken muss.
Du kannst es so genau machen, wie du willst:
- Nur an bestimmten Tagen, zum Beispiel Montag bis Samstag. Fällt eine Aufgabe auf einen anderen Tag, wählst du, ob sie einen Tag früher oder später kommt.
- Nicht an Feiertagen oder an anderen Tagen, die du selbst wählst.
- Nach der Instandhaltung: Ist eine Unterkunft wegen Instandhaltung gesperrt, kommt die Reinigung erst danach.
- Abhängig von der Buchung, zum Beispiel von der Anzahl der Gäste, einem Haustier, frühem Check-in oder spätem Check-out.
Ändert sich eine Buchung, ändert sich die Aufgabe mit. Eine Aufgabe, die schon erledigt ist, bleibt erledigt, auch wenn sich die Buchung danach noch ändert oder storniert wird.
Eine automatische Aufgabe kann auch einen Artikel mitnehmen, zum Beispiel ein Kinderbett, das zur Buchung gehört. Die Aufgabe sagt dann, was gebracht oder abgeholt werden muss und wie viele. Setzt du die Aufgabe auf erledigt, passt Verbleif den Bestand an.
Zu festen Zeiten
Nicht jede Aufgabe gehört zu einem Gast. Für Arbeit, die immer wiederkehrt, wie eine Kontrolle jede Woche oder eine Runde jeden Monat, stellst du ein, wie oft und bis wann die Aufgabe wiederkehrt. Wurde einmal nichts bereitgestellt, zum Beispiel weil es kurz ausgeschaltet war, wählst du, ob diese verpassten Aufgaben trotzdem noch kommen.
Du bestimmst auch, was passiert, wenn die vorige Aufgabe noch nicht erledigt ist: trotzdem eine neue Aufgabe, warten, bis die vorige erledigt ist, oder die alte Aufgabe wieder öffnen.
Große Aufträge in kleinen Stücken
Einen großen Auftrag teilst du in kleinere Aufgaben unter einer Hauptaufgabe auf. Sie stehen zusammen in der Aufgabenliste, und du legst sie gleich an, wenn du die Aufgabe anlegst oder änderst, auch für mehrere Aufgaben gleichzeitig.
Die kleineren Aufgaben folgen ihrer Hauptaufgabe. Du wählst selbst, was sich mitändert: der Ort, die Buchung, der Status oder der Tag, bis zu dem sie erledigt sein muss. Und wenn du möchtest, ist die Hauptaufgabe von selbst erledigt, sobald alle kleineren Aufgaben erledigt sind.
Alles an einem Ort
Klickst du links im Menü auf Automatisierung, findest du Automatische Aufgaben aus Vorlagen. Die Aufgaben bei Anreise und Abreise stehen unter Reservierungsaufgaben, die Aufgaben zu festen Zeiten unter Wiederkehrende Aufgaben, mit den Beispielen daneben. Du siehst sofort, was an und was aus ist. Du schaltest etwas ein oder aus, passt es an oder legst die Liste in Excel ab.
Entfernst du etwas, wählst du selbst, was mit den Aufgaben passiert: Sie bleiben stehen, nur die Aufgaben, die noch nicht erledigt sind, verschwinden, oder alles wird entfernt.
Auch für Buchungen, die schon vorhanden sind
Schaltest du eine automatische Aufgabe ein, während schon Buchungen in Verbleif stehen, musst du diese nicht überspringen. Verbleif kann die Aufgaben auch für diese Buchungen nachträglich anlegen, sodass die kommenden Wechseltage sofort vollständig sind. Du siehst vorher, um wie viele Aufgaben es geht.
Möchtest du die Übersicht mit einer Kollegin, einem Kollegen oder dem Eigentümer teilen? Lege die Liste der automatischen Aufgaben mit einem Klick in Excel ab.
Gut zu wissen
- Automatische Aufgaben gehören zu der Buchung, für die sie angelegt wurden. Öffnest du die Aufgabe, siehst du, um welche Gäste es geht.
- Eine Aufgabe, die schon abgeschlossen ist, wird nie stillschweigend überschrieben. Entfällt eine Buchung, bleiben die abgeschlossenen Aufgaben stehen.
- Du brauchst das Recht, Automatisierungen zu verwalten. Frag deinen Administrator, wenn du Automatisierung nicht im Menü siehst.
So fängst du an
Klicke in Verbleif links auf Automatisierung und öffne Automatische Aufgaben aus Vorlagen. Wähle ein Beispiel unter Vorlagen, fülle aus, was du möchtest, und schalte es ein. Bevor du es einschaltest, siehst du genau, was passieren wird.
